Interne Klachten Procedure Breedijk en Biesenbeek Financiële dienstverlening B.V.

1. Doel van de klachtenprocedure

Deze procedure beschrijft hoe klachten van cliënten worden ontvangen, geregistreerd, behandeld en afgehandeld binnen Breedijk & Biesenbeek Financiële Dienstverlening B.V. Het doel is om op zorgvuldige, transparante en klantgerichte wijze klachten op te lossen en te gebruiken voor verbetering van onze dienstverlening.

2. Definitie van een klacht

Een klacht is iedere schriftelijke uiting van ontevredenheid van een cliënt over een geleverde dienst of een medewerker van Breedijk & Biesenbeek Financiële Dienstverlening B.V.

3. Indienen van een klacht

De cliënt kan een klacht indienen via:
• E-mail: robert.biesenbeek op bbfd punt nl
• Post: Breedijk & Biesenbeek Financiële Dienstverlening B.V.
T.a.v. Klachtenafhandeling
New Yorkstraat 2-8
1175 RD te Lijnden

De klacht dient ten minste de volgende gegevens te bevatten:
• Naam, adres en contactgegevens van de klager;
• Een duidelijke omschrijving van de klacht;
• Eventuele relevante documentatie.

4. Ontvangstbevestiging

Binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt de cliënt een schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt vermeld:
• De datum van ontvangst van de klacht;
• Een korte samenvatting van de klacht;
• De verwachte termijn voor afhandeling.

5. Behandeling van de klacht

• De klacht wordt in behandeling genomen door de compliance officer of een daartoe aangewezen medewerker die niet direct betrokken is bij de kwestie.
• Indien nodig wordt aanvullende informatie bij de cliënt opgevraagd.
• De klacht wordt onderzocht op basis van de beschikbare gegevens, interne richtlijnen en geldende wet- en regelgeving.

6. Termijn van afhandeling

Breedijk & Biesenbeek Financiële Dienstverlening B.V. streeft ernaar de klacht binnen 4 weken na ontvangst inhoudelijk af te handelen. Indien dit niet mogelijk is, wordt de cliënt hierover tijdig geïnformeerd met opgave van redenen en een aangepaste termijn.

7. Uitkomst en schriftelijke reactie

De uitkomst van het onderzoek wordt schriftelijk aan de cliënt meegedeeld. Deze mededeling bevat:
• Een weergave van de klacht;
• De bevindingen uit het onderzoek;
• De conclusie en eventuele genomen of voorgestelde maatregelen.

8. Externe geschillenregeling

Indien de cliënt niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan deze zich wenden tot het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD):
• Website: www.kifid.nl
• Adres: Postbus 93257, 2509 AG Den Haag
• Binnen 1 jaar na onze definitieve reactie.

9. Registratie en evaluatie

Alle klachten worden intern geregistreerd in een klachtenregister. Periodiek worden klachten geanalyseerd om trends te signaleren en structurele verbetermaatregelen te treffen.